SISTEM PENGOLAHAN DATA

BAB II

SISTEM PENGOLAHAN DATA

Pengertian Dasar

            Sistem yang melakukan tugas pengolahan data adalah sistem pengolahan data. Dalam pandangan kita, sistem pengolahan data adalah sama dengan sistem akuntansi. Pandangan  ini didasarkan pada kenyataan bahwa pada mulanya computer hnaya diterapkan untuk tugas akuntansi dan, penggunaanya disebut pengolahan data elektronik atau EDP.

Selama beberapa tahun telah digunakan empat jenis pengolahan data :

-          System manual. System pertama adalah manual system ini hanya terdiri atas orang pulpen, pensil, dan buku besar (ledger) untuk membuka entri. Buku besar menggambarkan recod dari operasi perusahaan.

-          Mesin keydriven, penemuan mesin ini seperti cas register, mesin ketik dan kalkulator meja meringankan tugas pengurusan data yang besar.

-          Mesin punched card, dengan cara yang sama sejumlah organisasi yang besar mencatat transaksi mereka dalam benituk punched card (kartu berlubang) dan menggunakan mesin puched card pemeliharaan dan pengolahan file yang penting.

-          Computer. Sekarang, semua organisasi yang besar dan sebagian besar organisasi yang lebih kecil mengandalkan computer untuk melakukan mayoritas pengolahan data mereka.

Era permulaan database ditandai dengan :

-          Pengulangan data

-          Ketergatungan data

-          Kepemilikan data yang tersebar

Konsep Database

-          Yaitu integrasi logis dari catatan-catatan file.

-          Tujuan dari konsep database adalah meminimumkan pengulangan dan mencapai independensi data.

-          Independensi data adalah kemampuaan untuk membuat perubahan dalam struktur data tanpa membuat perubahan pada program yang memproses data.

-          Independensi data dicapai dgn menempatkan spesifikasi dalam tabel & kamus yg terpisah secara fisik dari program.

-          Program mengacu pada tabel untuk mengakses data.

Tujuan Pengolahan Data

            Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara redod perusahaan yang akurat dan up to date.

Tugas Pengolahan Data

            Tanpa memandang apakah system pengolahan data perupa manual, key driven computer atau kombinasi ada empat tugas dasar yang dilakukan

-          pengumpulan data

sepanjang perusahaan memberikan barang dan jasa dan kepala lingkunganya, tiap tindakanya ini digambarkan dalam record data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan, hal ini disebut transaksi.

-          pengubahan data

diperlukan untuk mengubah data untuk mentranformasikannya menjadi format yang dapat digunakan. Operasi pengubahan data mencakup :

pengklasifikasian. Elemen data dimasukan ke dalam record untuk digunakan sebagai kode untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan record.

Penyortiran. Record disusun dalam urutan tertentu berdasarkan pada kode atau elemen data yang lain. Sebagai contoh, file record penggajian disusun sedemikan rupa sehingga semua record untuk tiap karyawan dapat dijadikan satu dan record untuk tiap karyawan berada dalam urutan menurut tanggal.

Penkalkulasian. Operasi aritmatika dan logika dilakukan pada elemen data yang menghasilkan elemen data tambahan. Sebagai contoh, dalam system penggajian, biaya perjam, dikalikan jumlah jam kerja untuk ,menghasilkan pendapatan kotor.

Perekapitulasian. Ada banyak data yang perlu disinteesis atau dipersingkat menjadi bentuk total dan subtotal.

-          penyimpanan data

pada perusahaan kecil, ada ratusan transaksi dan tindakan tiap harinya sedangkan diperusahan yang lebih besar, mungkin saja ada ribuan. Epson, misalnya, menyatakan bahwa tiap sepuluh detik, salah satu dari pelanggannya memasang atau menginstal computer atau printer Epson.

-          Pembuatan dokumen

System pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik yang berada dijdalam atau diluar perusahan.

-          Sifat pengolahan data

Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan aplikasi computer lain.

System pengolahan data :

a. menjalankan tugas penting

b. mengikuti prosedur standar secara relative

c. mendapatkan data yang lengkap.

d. Mempunyai focus historisa yang palin utama

e. Memberikan informasi pemecahan masalah minimal.

Contoh Sistem Pengolahan Data

Berikut ini beberapa contoh dari sistem pengolahan data:

1)      Memenuhi Pesanan Pelanggan

Dalam diskripsi tiap sub sistem sebelumnya kita menggunakan nomor dari DFD untuk mempermudah dalam menghubungkan penjelasan dengan diagram.

1. Entri pesanan (order entri)

a. mengedit data pesanan

perusahaan menggunakan from pemesanan penjualan sebagai suatu cara yang terorganisir untuk mencatat semua data yang diperlukan untuk mengolah pesanan pelanggan.

b. Melakukan pengecekan kridit

Tujuanya adalah untuk menentukan apakah perusahaan ingin melakukan bisnis dengan pelanggan atau tidak, salah satu cara untuk melakukan pengecekan kredit adalah memasukan jumlah pesanan pada jumlah account receivable.

c. melakukan log in pesanan

jika pesanan di terima maka kita masukan deskripsi identivikasi singkat kedalam file order log dan menuliskan record accepted order, yang akan menjadi input bagi sistem inventarisasi menandai pesanan yang terpenuhi.

ketiga langkah diatas membentuk hubungan berantai mereka dihubungkan dengan arus

data, tanpa adanya keikutsertaan masalah penyimpangan data.

2. Inventarisasi

kita telah menerima pesanan pelanggan. Sekarang kita harus menentukan apakah kita dapat memenuhinya atau tidak.

a. mengecek keseimbangan persediaan

langkah pertama adalah mengecek keseimbangan atau neraca persediaan untuk tiap item yang dipesan. Item record (record item) untuk item yang dipesan dipanggil atau dibaca dari file inventori. Field neraca persediaan dari record inventarisasi diperbandingkan dengan jumlah pesanan dari record pesanan yang diterima untuk melihat apakah masih ada stok yang cukup untuk memenuhi pesanan tersebut pesanan yang tidak dapat dipenuhi, beck order recor dimasukan ke dalam field beck order.

b. mengecek point pemesanan kembali

kita harus mengecek untuk melihat apakah neraca persediaan yang baru dapat memenuhi point pemesanan kembali. Setiap record item berisi field poit pemesanan kembali recor point (point pemesanan kembali)adalah jumlah inventarisasi yang memicu aktifitas penambahan stok.

c. menambah item yang diterima

untuk menambah atau menaikan neraca yaitu dengan adanya penambahan stok yang diterima dari pemasok dengan menggunakan arus data receiv item dari item penerimaan dan memperbarui field neraca persediaan dari item yang diterima dal;am file inventori.

3. Penagihan

Invoice atau faktur adalah pemberitahuan resmi yang dikirim oleh perusahaan ke pelanggan untuk memberi tahu pelanggan tersebut mengenai jumlah hutang.

a. mendapatkan data pelanggan

data pelanggan meliput nama dan alamat keterangan pengiriman, dan nomor tenagga

penjual yang akan ditulis pada faktur dan dokumen lain

b. membuat faktur

pembuatan faktur melibatkan perhitungan aritmatika salah satu perhitunganya adalah

tiap line item (item baris) atau item yang terdaftar dalam from faktur diuraikan dengan

mengalikan harga dengan jumlah item.

4. Account receivable

a. memasukan receivable baru

b. menghapus receivable yang telah terbayar

c. membuat steatment

d. memberikan data pada buku besar umum

2)      Memesan Stok Tambahan

1. pembelian

merupakan bagian dari fungsi marketing, recor dimasukan dalam arus purchasing data (data pembelian ) yang berfungsi sebagai input bagi sistem pembelian yang menunjukan empat sub sistem dari sistem pembelian:

a. menetukan pemasok

b. mendapatkan komitmen verbal

c. membuat pesanan pembelian

d. menutup pesanan pembelian

2. penerimaan

sitem distribusi terdiri dari dua arus sumber fisik. Sistem penerimaan adalah tempat arus

tersebut terjadi.

a. mengolah penerimaan

b. memberitaukan kepada sistem lainya

3. account payable

account payable sistem bertugas untuk membayar kepada pemasok atas pemberian yang dilakukan. Kepastian ini dapat diperoleh bila terjadi tiga kondisi

1. bila ada bukti bahwa stok tersebut dipesan

2. bila ada bukti bahwa stok telah diterima

3. bila factor telah diterima dari pemasok

Peranan Pemrosesan Data dalam Pemecahan Masalah

            Pengolahan data banyak dilakukan oleh volume data yang lebih besar dari pada volume informasinya. Ada dua alasan yang pertama sistem pengolahan data benar benar menghasilkan out put informasinya dalam bentuk laporan accounting standar yang kedua sistem pengolahan data memberikan kekayaan pada database yang dapat digunakan dalam memecahkan masalah.